Troublées par la quête d’une solution économique et une ambition internationale, bon nombre d’entreprises sont aujourd’hui à la recherche de solutions efficaces pour optimiser les budgets de leurs déplacements professionnels. Il faut reconnaitre qu’à part la masse salariale ou encore les outils de communication, les voyages professionnels font aussi partie des importants budgets d’entreprise. C’est un marché en pleine croissance qui invite les entreprises à être plus prudentes. Comment optimiser ce coût tout en réduisant les frais administratifs ?

Faites une réservation à l’avance

Les voyages d’entreprise sont généralement constitués de rendez-vous avec les fournisseurs pour vente ou achat, ou bien rendez-vous avec les clients pour une intervention ou une maintenance. Pour bien gérer les dépenses, il serait mieux de commencer la réservation plutôt. Ceci étant vrai puisque plus vous réservez votre voyage assez tôt, plus vos billets vous coûteront moins cher. Une fois que vous avez les dates exactes et la durée de votre déplacement, vous pouvez passer votre réservation pour profiter des tarifs les plus bas. De même, vous pouvez mieux vous préparer en termes de budget dès que vous connaissez le bon prix de votre billet. Vous pouvez également consulter les sites de certaines compagnies aériennes pour voir si elles proposent des promotions permanentes à une date proche de votre départ.

Voyagez léger

De nos jours, il n’est pas rare de trouver des compagnies aériennes qui se plaignent sur les importantes charges des bagages enregistrés. Pour maintenir les coûts au minium, évitez de trop surcharger vos bagages. Avant toute chose, renseignez-vous d’abord sur la taille et charge permise par votre compagnie pour adapter votre bagage à la limite des charges autorisées. Ainsi, vous pouvez non seulement économiser un peu d’argent sur les check-in, mais en plus vous gagnerez un temps précieux à attendre vos affaires après l’atterrissage.

Mangez intelligent

La restauration fait partie des dépenses importantes lors d’un voyage professionnel. Vous êtes PME, et en tant que tel, votre budget est assez limité que vous ne pouvez pas profiter d’un hôtel luxueux. Afin de maintenir votre budget au minimum, pourquoi ne pas réserver dans les hôtels qui offrent un petit-déjeuner gratuit ? Vous pouvez également éviter les services de chambres qui pourraient augmenter votre facture avant même que vous n’ayez profité de votre séjour.  Certaines applications comme Yelp peuvent vous aider à trouver un restaurant abordable à proximité de votre hôtel. Si à un moment vous auriez envie de manger léger, quelques snacks, soupe ou salade dans une épicerie du quartier pourrait vous être utiles.
Économisez sur la communication

A part les billets d’avion, l’hébergement et la restauration, les appels téléphoniques vers l’étranger et les connexions internet peuvent également être très coûteux lors d’un voyage d’affaires. Si votre hôtel offre une connexion à haut débit gratuit, pourquoi ne pas en profiter au lieu d’acheter une recharge sur votre compte personnel. Il en est de même pour les appels internationaux qui sont assez chers. Pour économiser votre crédit, vous pouvez vous renseigner auprès de votre opérateur s’il existe un service dédié aux voyageurs professionnels pour pouvoir émettre ou recevoir des appels à n’importe où avec un tarif  abordable.

Devenez votre propre Travel Manager

Grâce à l’évolution de la technologie, la réservation en ligne a permis à plusieurs voyageurs d’affaires de gérer eux-mêmes leur déplacement. Un simple smartphone peut faire l’affaire. Devenue très tendance, cette technique est très utilisée surtout dans certaines entreprises où les voyages professionnels sont moins formalisés. De l’achat de votre billet, en passant par la location de voiture et la réservation de chambre d’hôtel jusqu’à la réservation de votre restauration, tout peut maintenant être informatisé.